16-19 September 2019
Paderborn University, Germany
Europe/Berlin timezone

Privacy Notes

Privacy Notes

This is the english translation and summary of the german version of the privacy notes. If there is a difference between this version and the german one, the german version is the right one. You find the german version after this Translation.

Data Collection, when using Indico System

The following data is collected and stored on servers by Paderborn University:

  • Required: first and family name, Title, association, address, e-mail-address, phone number
  • Optional: submitted abstracts, presentations and paper, participation in social activities, hotel bookings, information about diets

Additionaly the following data is collected automatically, when opening a webpage:

  • Technical information, including the Internet Protocol (IP) address used to connect your device to the Internet;
  • Your login information, browser type and version, time zone setting, browser plug-in types and versions;
  • Operating system and platform;
  • Information about your visit, including the Uniform Resource Locators (URL) clickstream to, through, and from our site.

Purpose of data collection

The upper listed data is used for the ICMT3. The following table gives a detailed overview

Purpose of collection

Collected data

Data shared with

Creating the Book of Abstract

First and family name, land of the authors, title and abstract of the contribution

The book of abstract is printed by an external service provider, which is not yet known.

Creating the conference proceedings

The authors’ first an family name, association, land and e-mail-address and the submitted contributions.

The proceedings will be published online. Actually it is not planed, that it is published via an external provider. If that changes, we will add this provider here.

Creating participant lists for social activities

The participant’s first and family name and their phone number

 

diets

The participant lists are given to the leader of the social activity.

The diets are given to the location of the conference dinner.

Creation of daily agenda

First and family name, land and title of the submitted contribution

The printed agenda will be on the doors of every conference room.

Booking of the hotels

First and family name, association, address, e-mail-address, phone number

The hotel will get a digital list via e-mail from us.

Reviewing the contributions

Submitted contributions (not anonymized)

The contribution will be given to two random reviewers and one judge.

 

Duration of the data storage

The data, submitted during the registration for the conference and the submission of the contribution will be deleted a half year after the conference. The deletion of your Account in the Indico-system is in your responsibility. The e-mail-addresses will be saved in a mailing list for informations about ICMT3 and future ICMTs.

Contact

Responsible for the Homepage is Paderborn University (see the privacy notes for the Homepage at the bottom). Representative for the ICMT3 is:

Prof. Dr. Sebastian Rezat
Phone: +49 5251 60-2629
E-Mail: srezat@mail.upb.de

Paderborn University
Warburger Str. 100

33098 Paderborn

Germany

Your rights as a data subject

As a data subject whose personal information we hold, you have certain rights. These rights are describes in the general privacy notes at the bottom oft he homepage.


Datenschutzerklärung

Gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden Sie hiermit über die mit der Erhebung verbundene Datenverarbeitung im Rahmen der Tagung „ICMT 3“ informiert. Über diese Beschreibung hinaus gilt die allgemeine Datenschutzerklärung für das Tagungsmanagementsystem des Instituts für Mathematik der Universität Paderborn.

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Folgende Daten werden im Rahmen der Veranstaltung erhoben und auf sicheren Systemen der Universität Paderborn gespeichert:

  • Vor- und Nachname
  • Titel
  • Organisation
  • Anschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • eingereichte Beiträge *
  • eingereichte Paper *
  • Teilnahme an sozialen Aktivitäten *
  • Hotelbuchung *
  • Informationen zu besonderen Diäten *

 

* optionale Angaben

Zusätzlich werden folgende Daten bei jedem Seitenaufruf automatisiert erfasst.

  • abgerufene Webseite/-adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers
  • HTTP-Statuscode
  • abgerufene Datenmenge
  • Browsertyp und -version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers

Rechtsgrundlage

Die Erhebung der Daten basiert auf Art 6. Abs. 1. lit. b bzw. lit. f EU-DSGVO und ist zur ordnungsgemäßen Durchführung der Veranstaltung und eventueller Rahmenaktivitäten erforderlich. Welche Daten im Detail wofür verwendet werden, entnehmen Sie bitte dem Abschnitt „Zweck der Datenverarbeitung“.

Zweck der Datenverarbeitung

Die oben genannten Daten werden (sofern angegeben) zur Durchführung der Veranstaltung verwendet.

Im Einzelnen werden die folgenden Daten für die hier angegeben Zwecke verwendet:

Erstellung des Programmhefts

Vor- und Nachname, Organisation, Land der Autoren sowie Titel und Abstract der eingereichten Beiträge werden weiterverarbeitet und das endgültige Programmheft zum Druck an eine externe Firma gegeben

Diese steht zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Datenschutzerklärung noch nicht fest, kann aber sobald diese feststeht bei der Veranstaltungsorganisation (icmt3@math.upb.de) erfragt werden.

Das Programm bleibt über die Tagung hinaus öffentlich online einsehbar.

Erstellung des Tagungsbandes

Für die Veranstaltung wird ein Tagungsband erstellt, der auch nach der Tagung weiterhin online verfügbar sein wird. Für diesen werden folgende Angaben verwendet:

Vor- und Nachname, Organisation, Land und Email-Adresse der Autoren sowie die eingereichten Beiträge werden weiterverarbeitet und im Tagungsband online veröffentlicht.

Erstellung von Teilnehmerlisten bei sozialen Aktivitäten

Bei Ausflügen und dem Galadinner werden Vor- und Nachname und Telefonnummer der Teilnehmer ausgedruckt an das zuständige Personal weitergegeben. Im Zusammenhang mit dem Galadinner werden Angaben zu besonderen Diäten an das zuständige Restaurant weitergegeben.

Erstellung von Tagesplänen

Vor- und Nachname, Land und Titel des eingereichten Beitrags werden am Tag des Vortrags ausgedruckt am Raum aushängen.

Buchung des Hotels

Sofern die Hotelbuchung über die Tagungsorganisation erfolgt, werden Vor- und Nachname, Organisation, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer als digitale Liste an das gebuchte Hotel weitergegeben.

Reviewprozess

Beim Reviewprozess werden die eingereichten Beiträge so, wie vom Autor hochgeladen, und nicht anonymisiert an zwei Reviewer und einen Judge weitergegeben, die aus dem Pool der Tagungsteilnehmer gelost werden.

Dauer der Speicherung

Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Tagungsregistrierung und der Beitragseinreichung übermittelt haben, werden spätestens ein halbes Jahr nach Abschluss der Tagung gelöscht. Für die Löschung Ihres Accounts im Tagungsmanagement-System sind Sie selber verantwortlich. Die Emailadressen werden in einem Email-Verteiler gespeichert, der für Informationen zur Tagung und im Zusammenhang mit zukünftigen ICMTs verwendet wird.

Datenübermittlungen

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Datenschutzerklärung stehen noch nicht alle Subunternehmer fest. Daher ist diese Liste als nicht abschließend einzustufen. Die Liste wird mit dem Datum der letzten Änderung versehen, sodass Sie die Änderungen nachvollziehen können.

Stand: 01. Juni 2018

Übermittelt an

Übermittelte Daten

 

 

 

Kontaktdaten

Verantwortlich für das Webangebot ist die Universität Paderborn (siehe allgemeine Datenschutzerklärung für das Webangebot). Vertreter der Verantwortlichen für die Tagungsdurchführung ist:

Prof. Dr. Sebastian Rezat

Telefon: +49 5251 60-2629

E-Mail: srezat@math.uni-paderborn.de

Universität Paderborn
Warburger Str. 100

33098 Paderborn

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen. Diese Rechte werden in der allgemeinen Datenschutzerklärung für das Webangebot beschrieben.

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